||  Судебная система РФ  ||   Документы Верховного суда РФ  ||   Документы Конституционного суда РФ  ||   Документы Высшего арбитражного суда РФ  ||  

||  ЮРИДИЧЕСКИЕ КОНСУЛЬТАЦИИ  ||  



 

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПИСЬМО

от 27 июня 2001 г. No. С4-7/УД-633

 

О ПЕРЕЧНЕ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года утвержден и с 2001 года введен в действие "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

Перечень обязателен для использования в качестве основного нормативного документа при разработке схем классификации документов, составлении сводных номенклатур дел, определении сроков их хранения и отбора на уничтожение, а также для работы экспертных комиссий организаций и учреждений.

Положения и требования Перечня, установленные сроки хранения, порядок работы с документами в полной мере относятся и к деятельности арбитражных судов, применительно к особенностям образующейся в судах документации, срокам хранения дел по номенклатуре и материалов, их комплектования, проведения экспертизы ценности документов, их подготовки для передачи на архивное хранение или уничтожение.

С учетом этих особенностей Управлением делопроизводства, архивом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации подготовлены прилагаемые методические рекомендации, которыми необходимо руководствоваться при применении Перечня в практической работе.

Приложения:

1. Методические рекомендации на 7 листах.

2. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" в 1 экз.

 

Заместитель Председателя

Высшего Арбитражного Суда

Российской Федерации

А.А.АРИФУЛИН

 

 

 

 

 

Методические рекомендации

о порядке и особенностях применения нового Перечня

типовых управленческих документов

 

Общие положения

 

Новый "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" <1>, утвержденный Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года, составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 года, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года No. 552, с учетом иных действующих нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

--------------------------------

<1> Далее - Перечень.

 

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.

Положения Перечня не относятся к срокам хранения судебных дел, которые определены в инструктивно - методическом письме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации "О порядке и сроках архивного хранения судебных дел" от 25 июня 1997 года.

Перечнем необходимо руководствоваться при подготовке номенклатур дел, при формировании самих дел, а также в практической работе экспертных комиссий арбитражных судов.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Поскольку в статьях Перечня невозможно предусмотреть все конкретные наименования образующихся в деятельности организаций, в том числе и арбитражных судов, управленческих документов, в Перечне дается обобщенное наименование каждого вида документа.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все арбитражные суды.

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации и арбитражные суды Российской Федерации являются источниками комплектования архивов полного приема, т.е. источниками комплектования государственного и муниципальных архивов. От каждого из судов поступление в эти архивы ценных документов осуществляется непосредственно в полном комплексе, т.е. в совокупности документов, имеющих постоянный срок хранения.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, провести полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях (дискеты, диски и т.д.) соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Документы должны сдаваться на хранение преимущественно в виде подлинников, только в случае их отсутствия принимаются заверенные копии.

Следует иметь в виду, что исчисление указанных в Перечне сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документам. Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самим арбитражным судом, но не может быть менее одного года.

Снижение установленных Перечнем сроков хранения документов запрещается. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими направлениями работы, в том числе в арбитражных судах, и по согласованию с региональными архивными органами.

После утверждения экспертной комиссией арбитражного суда и архивного органа описей номенклатурных дел постоянного хранения разрешается уничтожение дел по номенклатуре, для которых были определены временные сроки хранения и эти сроки истекли.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также конкретно не перечисленных в Перечне, но образующихся в деятельности арбитражного суда и включенных в его номенклатуру дел, должно согласовываться с архивным органом.

Архивные органы и учреждения проверяют правильность отбора арбитражными судами документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных на временное хранение или для уничтожения.

Отобранные в арбитражном суде к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд, например, в качестве черновиков, запрещено.

Нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, а также их уничтожение без предварительного утверждения актов архивным органом недопустимо и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

Контроль за правильностью применения положений Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

С введением в действие настоящего Перечня, т.е. с 2001 года, часть I "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года (Изд. Главархива и ВНИИДАДа, М., 1989), утратила силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам. Для отбора на постоянное хранение управленческих документов за более ранний период времени (80 - 90-е годы), а также специфической (отраслевой) документации, по-прежнему должен применяться Перечень 1988 года. Если в делах по номенклатуре арбитражного суда имеются специфические документы, которые не учтены в новом Перечне, то сроки их хранения также необходимо определять по старому Перечню или по совместному решению ЭК арбитражного суда и ЭПК регионального архивного органа.

 

Составление Сводной номенклатуры дел арбитражного суда

 

Поскольку новый Перечень введен в действие с начала 2001 года, в настоящее время в арбитражных судах необходимо внести исправления в Сводную номенклатуру дел суда за 2001 год, так как определенные в ней ранее виды документов и сроки их хранения должны быть пересмотрены и "привязаны" к типовым управленческим документам применительно к видам документов и срокам их хранения, указанным в новом Перечне.

Сравнительный анализ показывает, что в арбитражных судах большинство видов документов и установленные для них в старом Перечне (1988 г.) сроки хранения остались прежними. При пересмотре Сводной номенклатуры дел суда для них могут быть сохранены и наименования (заголовки) дел, и сроки хранения.

Однако следует учесть, что в новый Перечень, построенный по функциональному принципу и по разделам, отражающим основные направления деятельности организаций независимо от уровня в системе управления и вида деятельности, включен ряд документов, отличающихся спецификой и сроками хранения.

Поэтому далее в качестве примеров приведены некоторые типовые документы применительно к новому Перечню, которые рекомендуется учесть и последовательно логически разместить в соответствующих разделах Сводной номенклатуры дел арбитражного суда по основным видам его деятельности.

 

                  Распорядительная деятельность

 

    Поручения органов государственной власти           Пост. ст. 4

субъектов Российской Федерации и документы по

их выполнению

    Переписка с исполнительными органами                 5 лет ЭПК

государственной власти Российской Федерации,                ст. 12

субъектов Российской Федерации, органами

местного самоуправления по основным вопросам

деятельности

    Картотека регистрации правительственной         Пост. ст. 106а

переписки                                                   (1988)

    Любые другие картотеки                         3 года ст. 106б

                                                            (1988)

    Переписка со средствами массовой информации       5 лет ст. 58

    Документы, представляемые структурными               5 лет ЭПК

подразделениями руководству суда                            ст. 43

 

                Правовое обеспечение деятельности

 

    Судебные дела                                    ст. 80 (1988)

    Копии документов (исковых заявлений,              5 лет ст. 59

актов, справок и т.д.) <2>

    Картотеки, журналы регистрации судебных дел       5 лет ст. 63

    Переписка по вопросам правового характера     5 лет ЭПК ст. 58

    Переписка об арбитражной практике и ведении      3 года ст. 81

судебных дел                                                (1988)

    --------------------------------

    <2> Всем документам, которые были перечислены в ст. 85 Перечня

1988   года,   в   настоящее   время  определен  срок  хранения  в

соответствии со ст. 59 Перечня 2000 года.

 

                Статистический учет и отчетность

 

    Информации  (отчеты) арбитражного суда          Пост. ст. 198а

о работе за год. Копии

    Годовые статотчеты о работе по всем основным             Пост.

направлениям и видам деятельности. Ф-1, Ф-2. Копии        ст. 199а

    Материалы о работе судебных коллегий             5 лет ст. 201

и документы к ним (информации, докладные

записки, таблицы, справки и материалы

судебных составов и др.), представленные

руководству суда

    Отчеты структурных подразделений суда по         5 лет ст. 201

по видам деятельности и документы к ним,

представленные руководству суда

 

                      Кадровое обеспечение

 

    Личные  дела судей, руководящих работников      Пост. ст. 337а

и государственных служащих арбитражного суда

    Личные дела работников, занимающих должности,       75 лет ЭПК

не отнесенные к государственным должностям,               ст. 337б

и осуществляющих техническое обеспечение

деятельности арбитражного суда, а также рабочих,

занятых обслуживанием здания арбитражного суда

    Документы о представлении к награждению             75 лет ЭПК

работников арбитражного суда. Копии                       ст. 384б

 

Необходимо иметь в виду, что в случае увольнения работников, перечисленных в данном разделе, их личные дела независимо от указанных сроков хранения подлежат сдаче в архив арбитражного суда по истечении календарного года по единой сдаточной описи, составленной в алфавитном порядке независимо от должности уволившегося работника суда.

 

Финансирование  деятельности

 

При формировании данного раздела номенклатуры дел особое внимание необходимо обратить на примечания к срокам хранения в графе 4 Перечня. В основном сроки хранения почти всех видов документов увеличены до 5 лет по истечении календарного года, в котором были завершены ревизии, проверки, погашены налоги, ссуды, истекли сроки действия договоров, соглашений, вынесены окончательные судебные решения. Даже в случаях установления срока "до минования надобности" документы и акты проверок должны храниться не менее 5 лет в бухгалтерии арбитражного суда и лишь по истечении этого срока уничтожаться по актам в установленном порядке.

При составлении Сводной номенклатуры дел арбитражного суда, помимо двух названных Перечней, необходимо учитывать инструктивно - методическое письмо Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации "О порядке и сроках архивного хранения судебных дел" от 25 июня 1997 года и рекомендации "О подготовке ежегодной сводной номенклатуры дел арбитражного суда" от 25 ноября 1999 года No. К-7/51.

 

Управление делопроизводства

 

 




Электронная библиотека "Судебная система РФ" содержит все документы Верховного суда РФ, Конституционного суда РФ, Высшего Арбитражного суда РФ.
Бесплатный круглосуточный доступ к библиотеке, быстрый и удобный поиск.


Яндекс цитирования


© 2011 Электронная библиотека "Судебная система Российской Федерации"